Kārtība par Liepājas pilsētas pašvaldībā veikto personu datu apstrādi

Liepājas pilsētas pašvaldības (turpmāk – Pašvaldība) veiktās personas datu apstrādes  kārtības (turpmāk – Kārtība) mērķis ir sniegt fiziskajai personai (turpmāk – Datu subjekts) vispārīgu informāciju par personu datu apstrādi, apstrādes nolūku, apjomu un aizsardzību, kā arī informēt Datu subjektu par tā tiesībām un pienākumiem.

Apstrādājot personas datus, Pašvaldība ievēro Latvijas Republikas spēkā esošos normatīvos aktus, kā arī Eiropas Parlamenta un Padomes regulas (ES) 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula) un citiem piemērojamajiem tiesību aktiem privātuma un datu apstrādes jomā.

Visi termini, kas tiek lietoti Kārtībā tiek tulkoti Vispārīgās datu aizsardzības regulas izpratnē.

Pašvaldībai, lai izpildītu tās funkcijas un sniegtu pakalpojumus visefektīvākajā veidā, ir nepieciešams vākt, apstrādāt un izmantot noteikta veida informāciju par Datu subjektiem un organizācijām.

1. Pārzinis

Pārzinis personas datu apstrādei ir Liepājas pilsētas pašvaldība;
Reģistrācijas Nr.40900016437;
Adrese: Rožu iela 6, Liepāja, LV-3401;
Tālrunis: 63404750, elektroniskā pasta adrese: info@liepaja.lv.

Pašvaldības izveidotās iestādes un aģentūras ir uzskatāmas par pārziņa struktūrām, tās nav atsevišķi pārziņi.

2. Personas datu iegūšana un apstrāde

Pašvaldība iegūst Datu subjekta datus no paša Datu subjekta, valsts iestādēm vai trešajām personām, ja tam ir tiesisks pamats. Pašvaldība Datu subjekta personas datus apstrādā papīra vai elektroniskā formātā, telefoniski (sarunas ieraksts), vai veicot videonovērošanu. Personas datu apstrādi  veic Pašvaldības darbinieki, kuri ir pilnvaroti to veikt, kā arī kāds no Pašvaldības apstrādātājiem, ar ko Pašvaldībai ir noslēgts līgums.

Pārsvarā personas datu apstrāde notiek, lai Pašvaldība spētu realizēt kādu no normatīvajos aktos tai noteiktajiem pienākumiem vai tiesībām, piemēram, lai veiktu nekustamā īpašuma nodokļu administrēšanu, nodrošinātu Liepājas iedzīvotājiem izglītības vai sociālos pakalpojumus, rūpētos par to, lai iedzīvotāji būtu informēti un viņiem pieejami kultūras un sporta pasākumi, lai nodrošinātu civilstāvokļu aktu reģistrāciju. Ja šajās situācijas Pašvaldības rīcībā nebūs nepieciešamo datu, tad Pašvaldība var sniegt Datu subjektam nepilnīgus vai nekvalitatīvus pakalpojumus, pilnībā nenodrošināt Datu subjekta tiesības vai uzlikt Datu subjektam nepamatotus pienākumus (piemēram, nepiešķirt atbilstošu kārtas numuru bērnudārza rindā, nepareizi aprēķināt nekustamā īpašuma nodokli u.tml.).

3. Datu aizsardzības principi

Pašvaldība, veicot datu apstrādi, ievēro šādus principus:

1. apstrādā personas datus tādā veidā, lai tiktu nodrošināta atbilstoša personas datu drošība, tostarp aizsardzība pret neatļautu vai nelikumīgu apstrādi un pret nejaušu nozaudēšanu, iznīcināšanu vai sabojāšanu, izmantojot atbilstošus tehniskos vai organizatoriskos pasākumus. Pašvaldība veic atbilstošus pasākumus, lai personas datu apstrāde notiktu atbilstoši normatīvo aktu prasībām;
2. apstrādā personas datus likumīgi, godprātīgi un Datu subjektam pārredzamā veidā;
3. vāc personas datus tikai konkrētos, skaidros un leģitīmos nolūkos, un to turpmāku apstrādi neveiks ar minētajiem nolūkiem nesavietojamā veidā. Izņemot, ja tas būs nepieciešams, lai izpildītu tiesību aktos noteiktās funkcijas un pienākumus;
4. apstrādā personas datus adekvāti, atbilstīgi un tikai tos, kas nepieciešami apstrādes nolūku sasniegšanai;
5. apstrādā tikai precīzus personas datus, un ja tas būs nepieciešams, tos atjauninās;
6. personas datus glabā ne ilgāk kā nepieciešams nolūkiem, kādos attiecīgos personas datus apstrādā.

Datu subjekta sniegtie Personas dati netiek nodoti vai apstrādāti ārpus Eiropas Savienības un Eiropas Ekonomiskās zonas, bet ja tas tiks darīts, tad datu subjekti par to tiks informēti pirms datu apstrādes.

4. Personas datu apstrādes mērķi un tiesiskie pamati

Pašvaldība apstrādā Datu subjekta personas datus tikai tad, kad ir tiesiskais pamats to darīt:

1. tiesību aktos noteikto juridisko pienākumu izpildei, lai Pašvaldība varētu izpildīt savas funkcijas un uzdevumus, kā arī sniegt pakalpojumus, piemēram, gādāt par iedzīvotāju izglītību, nodrošināt iedzīvotājiem sociālo palīdzību, u.c;
2. līgumsaistību nodibināšanai, uzturēšanai un izpildei ar Datu subjektu, lai noslēgtu vienošanos par autoratlīdzību, izglītības sniegšanu, līdzfinansējuma sniegšanu, u.c;
3. īstenojot uzdevumu sabiedrības interesēs, realizējot pārzinim likumīgi piešķirtās pilnvaras, organizējot publiskus pasākumus, filmēšanu un fotografēšanu to laikā, reklāmas rullīšu filmēšana par publiskajiem pasākumiem, u.c;
4. pārziņa vai trešo personu leģitīmo interešu īstenošanai, lai aizsargātu Datu subjektu pret trešo personu radītajiem kaitējumiem, aizsargātu sabiedrisko kārtību, novērstu vai izmeklētu pārkāpumus, nodrošinātu atbilstību tiesību aktiem, un sniegtu informāciju saskaņā ar personu tiesībām. Tai skaitā, lai aizsargātu Datu subjekta vai citas Datu subjekta vitālas intereses, sabiedriskās drošības un kārtības nodrošināšanas nolūkos pilsētas teritorijā un atsevišķās iestādēs (piemēram, skolās) tiek veikta videonovērošana. Par videonovērošanas veikšanu Datu subjekti tiek informēti ar atbilstošām informatīvajām zīmēm;
5. atsevišķos gadījumos Datu subjekta datu apstrāde var notikt tikai pamatojoties uz Datu subjekta piekrišanu, piemēram, lai saņemtu elektronisku e-pastu par Pašvaldības aktualitātēm.

Pašvaldība var saglabāt Datu subjekta personas datus arhīvā, lai saglabātu pierādījumus, vēsturiskiem mērķiem vai tos izmanto pētniecības, vai statistiskiem mērķiem.

5. Personas datu glabāšana

Personas datus Pašvaldība glabā normatīvajos aktos noteikto laika periodu vai līdz brīdim, kad sasniegts mērķis, kam dati ievākti.

Personas datus, ko Datu subjekts sniedzis, pamatojoties uz savu piekrišanu, Pašvaldība glabā līdz brīdim, kad ir īstenots datu ievākšanas mērķis vai kad Datu subjekts atsauc savu piekrišanu.

Pašvaldība var glabāt arī Datu subjektu personas datus līdz to pieprasījumam datus dzēst, bet ne vienmēr Pašvaldība spēs izpildīt Datu subjekta pieprasījumu dzēst datus. Pašvaldība, ciktāl datu apstrāde ir nepieciešama, lai izpildītu juridisku pienākumu, nav tiesīga dzēst Datu subjekta personas datus.

6. Datu subjekta tiesības

Pirms personas datu iegūšanas vai brīdī, kad personas dati tiks iegūti, Pašvaldība Datu subjektam sniegs informāciju par to, kāpēc Pašvaldībai Datu subjekta dati ir nepieciešami. Datu subjekts tiks informēts ar atsevišķām informēšanas lapām, informāciju uz iesniegumu veidlapām, līgumos ietverto informāciju, informatīvām zīmēm, ar audio paziņojumu vai mutiski, kāpēc Pašvaldībai ir nepieciešami Datu subjekta personas dati, un ko Pašvaldība darīs ar Datu subjekta personas datiem atbilstoši Vispārīgās datu aizsardzības regulas 13.pantam.

Datu subjektam, iesniedzot Pašvaldībai iesniegumu klātienē un uzrādot personu apliecinošu dokumentu vai iesūtot elektroniski parakstītu dokumentu normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā, ir tiesības:

1. vērsties Pašvaldībā un lūgt informāciju par savu personas datu apstrādi, ko veic Pašvaldība;
2. pieprasīt veikt savu personas datu papildināšanu vai labošanu, dzēšanu vai apstrādes ierobežošanu vai iebilst pret Datu subjekta personas datu apstrādi, kā arī tiesības uz datu pārnesamību. Pašvaldība izvērtēs Datu subjekta pieprasījumu un īstenos Datu subjekta tiesības atbilstoši normatīvo aktu prasībām;
3. atsaukt piekrišanu savu personas datu apstrādei, ja Datu subjekta personas datu apstrādes pamats ir Datu subjekta piekrišana, taču tas neietekmē to apstrādes darbību likumību, kas veiktas tad, kad piekrišana bija spēkā;
4. iesniegt sūdzību par nelikumīgu personas datu apstrādi Datu valsts inspekcijā, ja Datu subjektam par to rodas šaubas;
5. jebkurā gadījumā realizēt visas savas kā Datu subjekta tiesības, kas noteiktas Vispārīgās datu aizsardzības regulas III nodaļā.

Pašvaldība izvērtēs Datu subjekta pieprasījumu un īstenos Datu subjekta tiesības atbilstoši normatīvo aktu prasībām. Atbildi uz Datu subjekta iesniegumu Pašvaldība sniegs ne vēlāk kā viena mēneša laikā, atsevišķos gadījumos Pašvaldība var pagarināt atbildes sniegšanu vēl par diviem mēnešiem, par ko Pašvaldība informēs Datu subjektu.

7. Informācijas apmaiņa

Lai sniegtu Datu subjektam efektīvi pakalpojumus un izpildītu savas funkcijas, Pašvaldība apmainās ar informāciju starp iestādēm, aģentūrām un Pašvaldības kapitālsabiedrībām, kas pilda kādu Pašvaldības deleģētu funkciju.

Datu subjektam sniedzot savus personas datus vienai iestādei, tie var tikt nodoti citām iestādēm Pašvaldībā, ciktāl tas ir atbilstoši, proporcionāli un samērīgi nepieciešams, lai Pašvaldība izpildītu savas funkcijas un sniegtu pakalpojumus.

Pašvaldība var Datu subjekta personas datus nodot citām organizācijām, kad tas būs nepieciešams un pieļaujams vai to pieprasīs tiesību akti, tai skaitā iespējams tos nodos tiesībaizsardzības iestādēm vai citām valsts un pašvaldību iestādēm.

Personas dati var tik nodoti apstrādātājiem (fiziska vai juridiska persona, publiska iestāde, aģentūra vai cita struktūra, kura Pašvaldības vārdā apstrādā personas datus), ja tas būs nepieciešams Pašvaldības funkciju un pakalpojumu nodrošināšanai.

Pašvaldība var nodot Datu subjekta personas datus trešajām personām, bet tikai, kad tas būs nepieciešams, lai izpildītu tiesību aktos noteiktos pienākumus, vai ja to atļauj tiesību akti personas datu aizsardzības jomā.

8. Personu datu aizsardzības speciālists

Pašvaldības personas datu aizsardzības speciālista funkcijas pilda Pašvaldības iestādes “Liepājas pilsētas pašvaldības administrācija” Datu aizsardzības daļa. Pašvaldības datu aizsardzības specialista tālrunis: 63422331, elektroniskais pasts: das@liepaja.lv.

Datu subjekti var vērsties pie personas datu aizsardzības speciālista visos jautājumos, kas saistīti ar viņu personas datu apstrādi, ko veic Pašvaldība, un Vispārīgajā datu aizsardzības regulā paredzēto tiesību īstenošanu.

9. Cita informācija

Jebkādu jautājumu vai neskaidrību gadījumā saistībā ar Pašvaldības veikto personas datu apstrādi Datu subjektiem jāsazinās ar Pašvaldību, izmantojot 1.punktā noradīto kontaktinformāciju, tajā skaitā sazinoties ar Pašvaldības datu aizsardzības speciālistu.

Pašvaldības iestādes un aģentūras ir tiesīgas apstiprināt atsevišķas iestādes vai aģentūras kārtības par tajās veikto personas datu apstrādi. Iestādes un aģentūras, apstiprinot atsevišķas iestādes vai aģentūras kārtības par tajās veikto personas datu apstrādi, ievēro šajā Kārtībā noteiktos principus un nosacījumus, pielāgojot to savām vajadzībām pēc veiktās personu datu apstrādes specifikas.

Šī Kārtība tiks publicēta Pašvaldības tīmekļa vietnē www.liepaja.lv sadaļā privātuma politika. Pašvaldībai ir tiesības veikt grozījumus Kārtībā, par to iepriekš neinformējot Datu subjektu, bet jaunāko Kārtības versiju publicējot norādītajā tīmekļa vietnē.